Administrative Assistant Specialist

Job Title: Contract Administrative Assistant
Pay Rate: Starting at $28 /hr (according to experience)
Location: Irvine, CA
Area Code: 714 and 949
ZIP Code: 92606
Start Date: Right Away
Shift: 1st, Monday - Friday, 9:00am - 5:30pm
Keywords: #ProcurementJobs #administrativeassistantjobs #IrvineJobs

Benefits:
* Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
* 401k
* On the job training / cross-training
* Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
* Accident and critical illness insurance optional.
* Scheduled performance reviews
* Referral program

Job description
Has responsibilities for Invoicing and Order Management comprised of: Significant order entry, schedule changes, portal management, and PO/Contract Validation & Analysis.

Responsibilities:
* Generate and issue invoices to customers based on agreements and sales orders.
* Ensure all necessary information is included for accuracy.
* Accurately enter invoice, purchase order information, and maintain organized records of all transactions.
* Review invoices for completeness and accuracy, ensuring that all details align with company policies and customer agreements.
* Administers contracts by analyzing purchase order requirements issued against Purchase Orders, Basic Contract Agreements, and/or Long-Term Agreements.
* Analyses include performance to delivery schedules, pricing, terms and conditions and other contract provisions.
* Ensures contract review checklist, contract files and supporting documents are maintained.
* Ensures contract provisions are clear and conform to company policy.
* Work closely with the contracts to enhance data organization, reporting, and visualization processes.
* Assist in the creation and maintenance of complex Excel spreadsheets, ensuring data accuracy and integrity.
* Participate in the documentation of processes and best practices to enhance team efficiency.
* Complies with federal, state, and aerospace industry regulations; ensures adherence to requirements and advises management on needed actions.

Education and Experience:
*High School diploma / GED
* Professional entry level position.
* May have limited prior industry experience or have worked under direction in previous student internship programs.

Skills and Knowledge
* Foundational Excel skills required to support data-driven decision-making across various departments. Must be able to create and run macros in Excel.
*Organizational skills
*Great communication skills
*Excellent intrapersonal skills
* Detail oriented.
* Understanding of basic contract administration principles and concepts and general business operations.
* Ability to work with only general work direction and instructions regarding the scope and priority of assignments.
* Ability to read, analyze, and interpret contracts, financial reports, and technical proposals
* Ability to respond to inquiries or complaints
* Ability to negotiate effectively to obtain best prices and terms on products, materials, and services.
* Ability to use standards business applications software and to learn specific databases for contracts or customer contacts.
* Ability to effectively communicate and present information to team members, team leaders, and customers

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Belcan is an equal opportunity employer. Your application and candidacy will not be considered based on race, color, sex, religion, creed, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, genetic information, pregnancy, veteran status or any other characteristic protected by federal, state or local laws.

Puesto: Asistente Administrativo por Contrato
Salario: Desde $28/hora (seg*n experiencia)
Ubicaci*n: Irvine, CA
C*digos de *rea: 714 y 949
C*digo postal: 92606
Fecha de inicio: Inmediata
Turno: 1.er turno, lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 5:30 p. m.
Palabras clave: #EmpleosDeAdquisiciones #EmpleosDeAsistenteAdministrativo #EmpleosDeIrvine

Beneficios:
* Beneficios m*dicos/de salud con m*ltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, seguro dental y de la vista
* Plan 401k
* Capacitaci*n en el trabajo/capacitaci*n cruzada
* Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para familiares disponibles.
* Seguro de accidentes y enfermedades graves opcional. * Evaluaciones de desempe*o programadas
* Programa de referencias

Descripci*n del puesto
Responsabilidades de facturaci*n y gesti*n de pedidos: entrada de pedidos importantes, cambios de programaci*n, gesti*n del portal y validaci*n y an*lisis de *rdenes de compra/contratos.

Responsabilidades:
* Generar y emitir facturas a clientes seg*n los acuerdos y *rdenes de venta.
* Asegurarse de que se incluya toda la informaci*n necesaria para garantizar la precisi*n.
* Introducir con precisi*n la informaci*n de facturas y *rdenes de compra, y mantener registros organizados de todas las transacciones.
* Revisar las facturas para garantizar su integridad y precisi*n, asegur*ndose de que todos los detalles se ajusten a las pol*ticas de la empresa y los acuerdos con los clientes.
* Administrar contratos mediante el an*lisis de los requisitos de las *rdenes de compra emitidas, compar*ndolos con las *rdenes de compra, los acuerdos contractuales b*sicos y/o los acuerdos a largo plazo.
* Los an*lisis incluyen el cumplimiento de los plazos de entrega, los precios, los t*rminos y condiciones y otras disposiciones contractuales.
* Asegurarse de que la lista de verificaci*n de revisi*n de contratos, los archivos de contratos y la documentaci*n de respaldo se mantengan.
* Asegurarse de que las disposiciones contractuales sean claras y se ajusten a la pol*tica de la empresa.
* Colaborar estrechamente con los contratos para mejorar la organizaci*n de datos, la generaci*n de informes y la visualizaci*n de datos. * Colaborar en la creaci*n y el mantenimiento de hojas de c*lculo complejas de Excel, garantizando la precisi*n e integridad de los datos.
* Participar en la documentaci*n de procesos y mejores pr*cticas para mejorar la eficiencia del equipo.
* Cumplir con las regulaciones federales, estatales y de la industria aeroespacial; garantizar el cumplimiento de los requisitos y asesorar a la gerencia sobre las medidas necesarias.

Educaci*n y experiencia:
*Diploma de preparatoria/GED
* Puesto profesional de nivel inicial.
* Puede tener experiencia previa limitada en la industria o haber trabajado bajo supervisi*n en programas de pr*cticas estudiantiles anteriores.

Habilidades y conocimientos
* Se requieren conocimientos b*sicos de Excel para respaldar la toma de decisiones basada en datos en varios departamentos. Debe ser capaz de crear y ejecutar macros en Excel.
*Habilidades organizativas
*Excelentes habilidades de comunicaci*n
*Excelentes habilidades interpersonales
* Orientado al detalle.
* Comprensi*n de los principios y conceptos b*sicos de administraci*n de contratos y operaciones comerciales generales.
* Capacidad para trabajar *nicamente con instrucciones generales de trabajo sobre el alcance y la prioridad de las tareas. * Capacidad para leer, analizar e interpretar contratos, informes financieros y propuestas t*cnicas.
* Capacidad para responder a consultas o quejas.
* Capacidad para negociar eficazmente para obtener los mejores precios y condiciones en productos, materiales y servicios.
* Capacidad para utilizar software de aplicaciones empresariales est*ndar y familiarizarse con bases de datos espec*ficas para contratos o contactos con clientes.
* Capacidad para comunicarse y presentar informaci*n eficazmente a miembros y l*deres de equipo y clientes.

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